O redesign do sistema de 15 anos que salvou milhões de reais
Processo de ponta a ponta com foco na redução de prejuízos financeiros gerados por erros humanos no sistema interno de cadastro de promoções da Smart Fit.
Ouça o case em áudio
Um resumo em formato podcast contando os bastidores do projeto Smart Fit Promo.
- 01Todo processo de pesquisas, handoff e homologação
- 02Garantir consistência e otimização de tempo utilizando o template Inspinia
- 03Estratégia de priorização com faseamento de entrega
- 04Pensamento estratégico de curto a longo prazo
- 05Definição e sustentação de OKRs de Design no projeto
- 01Limitações do sistema legado e pressão para a entrega do novo sistema
- 02Equilibrar dores críticas dos usuários com ideias e anseios de diretoria
- 03Documentar, organizar e democratizar aprendizados acumulados por anos
- 04Mexer no processo interno que impactava diretamente o aluno e as maiores áreas da empresa
- 05Construir uma ponte confiável e sólida entre times que nunca haviam se conectado
Como melhorar um processo que foi feito da mesma maneira por 15 anos?
Os "Sempre fizemos assim" e "Se mudar, isso não vai funcionar" só não eram mais pesados do que "Perdemos R$ 360 mil mensais por conta de uma vírgula". Enquanto stakeholders queriam economizar priorizando ações rápidas e não escaláveis, mostramos o impacto que um redesign pode causar a longo prazo através de processos de Design e Produto.
O "barato" custava caro. O "caro" salvou milhões.
Os impactos diretos do redesign no negócio.
Diferentes métodos de pesquisa para levantar os maiores atritos e oportunidades
Conduzi dinâmicas com vários times, coletei feedbacks via SUS, desenhei fluxogramas do presente ao futuro para ter visibilidade e fiz análise de concorrentes sobre fluxos de cadastro de campanhas.
- 01Os usuários achavam a plataforma desnecessariamente confusa, poluída e lenta
- 02Aprendiam jeitos não formalizados de contornar erros sistêmicos e limitações do sistema
- 03Se perdiam enquanto utilizavam outros sistemas para concluir o cadastro das promoções
- 04Sentiam medo e insegurança por não ter domínio e clareza do que faziam os campos que preenchiam
Clareza da nova proposta de organização do processo
Em equipe, optamos por seguir a lógica adotada por grandes players de campanhas, estruturando o cadastro em etapas.
Conduzi três rodadas de testes de usabilidade, com 5 usuários cada, para explorar a solução, validar a experiência e mitigar riscos antes da subida do MVP em produção.
Esses testes ajudaram a reordenar e reduzir campos pouco utilizados em alguns países, identificar a necessidade de novas documentações e praticar espanhol em um contexto profissional.
Os atritos certos, na hora certa, também fazem parte de uma boa UX
- 01Reordenei o fluxo para evitar bugs de vincular planos em unidades sem cadastro no sistema
- 02Adicionei pop-ups de atenção para deixar usuários mais seguros caso façam ações sensíveis sem perceber
- 03Inseri uma etapa a mais ao final para validação e dupla confirmação dos dados cadastrados
- 04Reduzi a quantidade de opções de promoção de 10 para 2, alinhando que algumas seriam realocadas como features ao longo das próximas entregas
Restrospectiva do projeto
Mapear não apenas o comportamento, mas o dia a dia dos usuários, foi essencial para entender que o produto é apenas uma entre várias abas abertas no seu dia a dia.
A resistência ao novo estará sempre presente no comportamento humano e, em alguns contextos, reduzir a fluidez é tão importante quanto facilitar, especialmente para mitigar erros e riscos.
O principal aprendizado foi entender que atender integralmente aos desejos do usuário nem sempre é o melhor caminho para os objetivos de negócio. Mudanças sustentáveis exigem escuta ativa, alinhamento e comunicação assertiva, muitas vezes mais eficazes do que melhorias puramente estéticas.
